top of page

Tipy, jak se zorganizovat

Každý z nás se někdy dostane do situace, kdy je doslova zavalen úkoly. Jak se v tu chvíli nezhroutit, zorganizovat si práci a začít snižovat množství práce ležící na stole, vyžaduje dát si prostor se nejdřív zamyslet. A tak chvíli zapomeňte, že teď hned musíte začít, abyste všechno stihli a pojďte si v prvé řadě vytvořit podmínky pro jejich zvládnutí.


Krok 1

Sepište si vše, o čem víte, že je potřeba udělat. Neřešte pořadí, důležitost, ani časovou tíseň.


Krok 2

Vytvořte si nástěnku. Někomu vyhovuje klasická tabule nebo flipchart, někomu pomůže aplikace (je jich spousta), někomu stačí kus papíru.


Krok 3

Využijte Eisenhowerovu matici pro prioritizaci úkolů.

Rozdělte si tabuli na 4 části. Na ose x bude čas, na ose y důležitost. Důležitost znamená, jak úkol zapadá do Vašich priorit, jak Vás vede k Vašemu cíli, Vaší vizi. Čas představuje, jak rychle musí být úkol splněn.


Vzniknou Vám 4 pole:

  • Důležité, spěchá

  • Důležité, nespěchá

  • Nedůležité, spěchá

  • Nedůležité, nespěchá


Krok 4

Vezměte každý úkol z Vašeho seznamu a přiřaďte ho do správné kolonky. Ideálně je použít post-it papírky, abyste mohli úkoly průběžně přesouvat. U důležitosti nezapomeňte hodnotit, jestli je to důležité pro Vás, nebo pro někoho jiného (pokud pro šéfa, možná to bude důležité i pro Vás 😊).


Krok 5

Přiřaďte jednotlivým kolonkám prioritu. Nejdůležitéjší úkoly by se Vám měly objevit v kolonce vlevo nahoře, tedy jsou důležité (pro Vás) a zároveň pospíchají. Těmi je vhodné začít.


Další v pořadí by se měly odbavovat úkoly v kolonce vpravo nahoře, tedy ty, které jsou důležité, ale zároveň nespěchají.


Kolonka 3 vlevo dole (nedůležité, ale spěchá) je nejzábavnější. Projděte každý úkol v ní a zamyslete se, jestli ho opravdu musíte dělat. Možná je to přesně věc, na kterou jste měli říct ne. Časové hledisko představuje obvykle tlak zvenčí. Někdo po Vás něco rychle chce.


Ptejte se:

1. Není to zbytečné? Nevyřeším to jiným svým úkolem?

2. Je to moje práce? Neměl by to dělat někdo jiný?

3. Mohu to na někoho delegovat?

4. Mohu se domluvit na posunu časového termínu?


Nakonec nám zbyla kolonka vpravo dole, tam jsou úkoly nedůležité a nespěchající. S těmi je potřeba udělat následující:

1. Podrobit je otázkám, na které jsme se ptali u kolonky 3.

2. Delegovat je.

3. Smazat je.

4. Odložit je, dokud na ně nebude čas, nebo dokud se samy nepřesunou do kolonky 3 (nezačnou spěchat).


Krok 6

Tabulku si nechte někde na očích. Udělejte si pravidelně čas (třeba jednou u týdně u ranní kávy) na přesun papírků do správných kolonek a přidávání nových.

Vedle můžete vytvořit ještě sloupec Hotovo, do kterého budete přesouvat papírky s vyřešenými úkoly. A nezapomeňťe se radovat při každém takovém přesunu.


Podobně si můžete vytvořit okénko „čekám“, tam můžete směřovat úkoly, které jste delegovali, nebo už vyřešili a předali dál, a musíte s nimi následně něco udělat (zkontrolovat, navázat apod.). Díky tomu vždy přehledně uvidíte, jestli nemáte něco urgovat.

Zkoušeli jste tuhle metodu? Jak se Vám osvědčila? Nebo používáte jiný systém? Podělte se 😊

142 zobrazení0 komentářů

Nejnovější příspěvky

Zobrazit vše

Comments


Příspěvek: Blog2_Post
bottom of page