Plánování ideálního počtu zaměstnanců je složitá disciplína. Jedna věc jsou čísla, ke kterým se v našich výpočtech dostaneme, další, kolik zaměstnanců nebo uchazečů o zaměstnání jsme schopni oslovit, a s jakou kvalifikací, a další je objem práce, resp. firemní procesy, které objem práce přímo ovlivňují. A v neposlední řadě finanční situace firmy, tj. kolik zaměstnanců a s jakými finančními podmínkami si mohu dovolit.
Když se zeptáte jednotlivých zaměstnanců, velká většina Vám odpoví, že by jich na práci mělo být víc. Často nestíhají stanovené termíny a část práce musí dodělávat mimo pracovní dobu, část si stěžuje na dlouhodobé přetížení, část deklaruje, že není schopna odvádět požadovanou (nebo dle vlastních nároků očekávanou) kvalitu práce.
Někde je to o tom, že management firmy tento nedostatek lidí pociťuje, má otevřená výběrová řízení, ale lidi jaksi „nejsou“. Někde žije management s východiskem, že když práci zvládne stávají počet lidí, proč zvyšovat mzdové náklady a brát jich víc. Tyto firmy se ale často dostanou do spirály vysoké fluktuace. Stávající zaměstnanci dlouho drží a pak začnou pomalu odcházet, někdy po jednom, někdy se strhne lavina odchodů. Firma pak musí narychlo nabírat a zaškolovat nové lidi, což ji v konečném důsledku může stát mnohem více peněz, než kdyby investovala do snahy stávající zaměstnance udržet.
Dlouhodobá přetíženost zaměstnanců má navíc další nežádoucí účinky, vyšší nemocnost, zhoršení psychické pohody a následné snížení výkonnosti, konflikty v týmu nebo s nadřízeným. To všechno jsou pro firmu další finanční náklady. Když se k tomu přidá nespokojenost zaměstnanců šířená i po jejich odchodu z firmy, dochází ještě k poškození jména zaměstnavatele a o to horší má zase možnost nabírat nové zaměstnance. Reference jsou dnes snadno sdělitelné a šíří se rychlostí blesku.
Mít optimální počet zaměstnanců je tak pro firmy a jejich prosperitu klíčovým aspektem.
Často se setkávám s tím, že některé firmy tvoří personální plány tak nějak od oka. Nebo na základě toho, co jim řeknou jejich podřízení. Pokud jim vycházejí bez hludbší analýzy vstříc, firmy se snadno nafukují, objem práce sice roste, ale produktivita a efektivita už nemusí růst s ním.
Jak tedy správně stanovit, kolik lidí potřebujeme?
1. Udělejte si audit činností a procesů ve Vaší firmě.
Na hloubkové personální audity si můžete najmout velké poradenské firmy, což se hodí hlavně firmám, které jsou velké, jejichž procesy jsou komplikované a kde nemáte interní HR oddělení, které by se na auditu mohlo aktivně podílet.
Nemusí to být ale nic komplikovaného, zábavné a přínosné může být týmové setkání, kde si společně definujete, kolik a jaké práce Váš tým odvádí, a kde vidí prostor pro zjednodušení (optimalizaci procesů, snížení byrokracie). Je fajn, když na takové setkání změníte lokalitu. Jiný prostor Vám může dát jiný pohled na věc a trochu odstupu. Určitě se vyplatí si takové setkání nechat připravit a moderovat specialistou. Já tyhle setkání moc ráda dělám a ráda Vám připravím nezávaznou nabídku. Stačí jen napsat nebo zavolat.
2. Když už jste se očistili od nadbytečných činností, určili si pracovní priority, které směřují k vizi Vaší firmy, udělejte si plán na další období. Z jednotlivých činností Vám vyplyne, koho na jakou práci budete potřebovat. Co musí umět, kolik času na to potřebuje, s kým na úkolu musí spolupracovat.
3. Z toho by Vám měly vyvstat odpovědi na otázky?
Mám v týmu dostatek lidí, které potřebuji?
Mají potřebné dovednosti, aby úkoly zvládli?
Mohu je nějak dovzdělat/proškolit, aby si s úkoly poradili?
Odpovídají rozdělené úkoly jejich zájmu? Mají zaměstnanci na starost to, v čem jsou nejlepší?
Pokud mi nějaké kapacity (lidi/dovednosti) chybí, mám někoho ve firmě, kdo by nám mohl pomoc?
Musím nějaké nové zaměstnance nabrat? Pokud ano, koho, co musí umět, na jak dlouho ho potřebuji (postačí externista na konkrétní období, brigádník či stážista, nebo potřebuji někoho na plný úvazek)?
Tip: Zkuste se odprostit od myšlení v kolonkách pracovních pozic, ale zaměřte se spíše na jednotlivé dovednosti, ať už členů Vašeho týmu, nebo ty potřebné k jednotlivým činnostem. Jestli máte ve firmě zaveden kompetenční model, třeba Vám pomůže se ho chytit.
4. Zkonzultujte Vaše závěry a plány s HR oddělením. Interní HR Vám může pomoci najít nové nápady, korigovat Váš pohled širší perspektivou a samozřejmě také najít nové lidi, je-li to potřeba. Pokud nemáte interní HR, můžete využít externí konzultanty (třeba mou maličkost 😊).
Tak plánování zdar!
Byl pro Vás článek užitečný? Nebo je to úplné sci-fi? Napište mi v komentářích Váš pohled na věc.
Kommentarer